عوامل درگیر در دوره‌های آموزشی می‌تواند شامل فراگیران، سازمان مطبوع، مدرسان و طراحان دوره‌های آموزشی شود. بنابراین طبیعی است که برای مثال، فراگیران وقت و انرژی خود را صرف دوره می‌کنند و انتظار دارند دانش، مهارت‌ها و ارزش‌های مناسبی را کشف کنند. سازمان نیز هزینه‌ها و منابع آموزشی را فراهم می‌کند و انتظار دارد عملکرد شغلی و سازمانی بهبود یابد. مدرسان نیز وقت، انرژی و مهارت‌های خود را در اختیار آموزش قرار می‌دهند و انتظار حق التدریس، رضایت حرفه‌ای و… را دارند. طراحان دوره آموزشی نیز تخصص و وقت خود را صرف تدوین برنامه‌های آموزشی ضمن خدمت می‌کنند و مایلند ثمره تلاش‌های خود را مشاهده کنند به طورکلی ضرورت تعیین اثربخشی برنامه‌های آموزشی عبارتند از
اثربخشی
هدف اصلی تمام سازمان‌ها ارتقای کارایی و اثربخشی است. براساس عقاید صاحب نظران امروزه توجه به کیفیت باعث تقدم اثربخشی بر کارایی شده است. به خصوص در سازمان‌های آموزشی که دارای اهداف کیفی بوده و سود دهی جایگاه مهمی را اشغال نمی‌کند، اثربخشی عامل مهم و رکن اساسی در خور توجه است. بسیار دیده می‌شود که آموزشگاه‌های عالی با شرایط یکسان میزان اثربخشی و موفقیت متفاوتی دارند (کولانچی،1374). اثربخشی درجاتی دارد و نسبی است و هر چه سازمان به تحقق اهداف نزدیکتر شود و میزان تحقق اهداف بیشتر باشد سازمان اثربخش تراست.
تعریف اثر بخشی
در مورد مفهوم اثربخشی تعریف جامع و مشخصی وجود ندارد زیرا فرایند دستیابی به آن، کار دشواری است. اما با این وجود در ادبیات مدیریت، اثربخشی را انجام کاردرست و کارایی را انجام درست کارها تعریف کرده‌اند. مفهوم اثربخشی در درون مفهوم کارایی جا دارد، البته اثر بخشی لزوماً در چارچوب برنامه خاصی که تحت ارزشیابی است باید تعریف شود. منظور از اثر بخشی در واقع بررسی میزان مؤثر بودن اقدامات انجام شده برای دستیابی به اهداف از پیش تعیین شده است. به عبارتی ساده‌تر در یک
مطالعه اثر بخش، میزان تحقق اهداف اندازه‌گیری می‌شود (زارعی، 1384).
در زمینه اهمیت اثربخشی، ترک‌زاده (1376) اظهار می‌دارد که، اثربخشی وجه اشتراک اصلی همه سازمان‌هاست به گونه‌ای که اکثر تحقیقات انجام شده در حوزه سازمان ومدیریت، آگاهانه یا نا آگاهانه، مستقیم یا غیر مستقیم به این مهم پرداخته‌اند.
منظور ازاثربخشی در واقع بررسی میزان مؤثر بودن اقدامات انجام شده برای دستیابی به اهداف ازپیش تعیین شده است (ابطحی، 1382).
از دهه 1950 میلادی تا کنون بخشی از ادبیات نظریه سازمانی، توجه به تعریف، تبیین و تحلیل اثربخشی سازمانی داشته است و اثربخشی سازمانی برای همه سازمان‌ها و مؤسسات، یک مسئله ضروری و اساسی شمرده می‌شود (آروجاس، 2000).
از نگاه پیتر دراکر[1] (2006) اثر بخشی کلید موفقیت سازمان محسوب می‌شود. اثر بخش، انجام دادن کار درست و مطابق با اهداف، مورد تاکید قرار گرفته و بر نتیجه کار توجه می‌شود. در تعیین اثربخشی، هدایت منابع به سوی اهدافی که ارزشمندترند در اولویت قرار می‌گیرد، بنابراین نتایج به دست آمده از مجموع اقدامات انجام شده اثر بخش نامیده می‌شود. برای مثال تمرکز بر نتایج، انجام کار صحیح درزمان مناسب، دستیابی به اهداف از جمله آن‌هاست. به طور کلی اثر بخشی سازمانی، دستیابی به اولویت‌ها و اهداف چندگانه درچارچوب نظام ارزشی مشترک با فرهنگ سازمانی است، به گونه ای که کسب اهداف
از نظر هزینه و زمان بهینه باشد و رضایت خاطر افرادی را که درجهت کسب اهداف تلاش می‌کنند فراهم نماید. اما به نظر می‌رسد برای تعریف اثر بخشی آموزشی می بایست گامی فراتر نهاد، به این معنا که اثربخشی هنگامی دریک دوره آموزش حاصل خواهد شد که اولا نیازها ی آموزشی به روشنی تشخیص داده شود. ثانیاً برنامه مناسبی برای برطرف ساختن نیازها طراحی شود. ثالثاً برنامه طراحی شده به درستی اجرا گردد و رابعا ارزیابی مناسبی از فرایند آموزش و در نهایت دستیابی به اهداف انجام شود (زارعی، 1384) .
از نظر دفت[1] (1377) اثر بخشی سازمان عبارت است ازدرجه یا میزانی که سازمان به هدفهای مورد نظر خود نائل می‌آید. پیتر دراکر (1964)، صاحبنظر به نام مدیریت، اثر بخشی را انجام کار درست تعریف کرده است.
کاکت[2] (1373) معتقد است که اثربخشی انجام دادن کارهای صحیح با استفاده از شیوه‌های صحیح یا به تعبیری انجام صحیح کار یعنی این که چه باید کرد و درچه زمانی کار باید به انجام رساند.(به نقل از بیات، 1376)
در مدیریت، اثر بخشی مربوط به گرفتن حق چیز انجام گرفته است. پیتردراکر به ما یاد آوری می کند که اثر بخشی یک نظم و انظباط مهم است که می‌توان آن را یاد گرفت و باید کسب شود
تعاریفی دیگر همچون اصلاح رویه‌های مدیریت، کسب موفقیت، تولید ایده‌های جدید، تقویت ارزش‌های سازمانی، تفکر گروهی، مشارکت و مواردی ازاین قبیل از جمله تعابیری هستند که در مدیریت معادل با اثر بخشی به کار می‌روند.
تعابیری که با توجه به مفاهیم بالا می‌توان برای اثر بخشی آموزشی ابراز داشت عبارتند از:
تعیین میزان تحقق اهداف آموزش؛ تعیین میزان قابل مشاهده از کارآموزان در آموزشهای اجرا شده؛ تعیین میزان انطباق رفتار کار آموزان با انتظارات نقش سازمانی آنها؛ تعیین میزان درست انجام دادن کار که مورد نظر آموزش بوده است؛ تعیین میزان توانایی ایجاد شده در اثر آموزشها برای دستیابی به اهداف، تعیین میزان ارزش افزوده آموزش؛ تعیین میزان بهبود شاخص‌های موفقیت کسب و کار