خطای کارمند

تعریف دیگری از تنبیه:هر عملی است که رفتاری را تضعیف کند و احتمال وقوع و تکرار ان را کاهش دهد.(سعادت ،1390،ص 310)
3-1-3-2 انواع تنبیه (اعمال مجازات)
اِعمال انضباط اغلب شامل یک توالی چهار مرحله ای است: اخطار شفاهی، اخطار کتبی، تعلیق و اخراج. دو گام دیگر (تنزیل درجه و کسر حقوق) که به طور منطقی باید از پی تعلیق بیاید، در عمل چندان مرسوم نیست، اما آن قدر اهمیت دارد که شرح داده می شود. در این قسمت این شش مرحله توضیح داده می شود(دولان و شولر ،1381،ص535)
در جدول 2-3 فرایند سرزنش و توبیخ مختصرا بیان شده است.
جدول 2-3 فرایند سرزنش و توبیخ
سرزنش و توبیخ زمانی کارساز است که:
از پیش به فرد بگویید که قصد دارید به او بفهمانید طرز رفتارش مشخصاً چگونه است.
نیمه نخست سرزنش:
بی درنگ وی را سرزنش کنید.
به روشنی به او بگویید که خطا کرده است.
احساس خود را درباره خطایش به روشنی بیان کنید.
چند لحظه ای در سکوت توأم با ناراحتی بگذرانید تا احساس شما را دریابد.
نیمه دوم سرزنش:
با او دست بدهید یا دستی بر شانه او بگذارید تا احساس کند که شما با صداقت برخورد می کنید.
فصل دوم : ادبیات پژوهش
به او خاطر نشان کنید که برایش ارزش قایل هستید.
باز تاکید کنید که خود او را تایید می کنید، اما نه رفتارش را در این وضعیت.
توجه داشته باشید که وقتی سرزنش به پایان رسید، آن را از ذهن خود بزدایید.
(دولان و شولر ،1381،ص536)
2-1-3-2-1اخطار شفاهی
ملایم ترین شکل انضباط، تذکر و اخطار شفاهی است. تذکر نوعی اخطار شفاهی بدون ثبت در پرونده می باشد، در حالی که اخطار شفاهی ممکن است بر مبنای تاریخ و نوع اخطار تا مدتی در پرونده ثبت گردد که اگر در یک محیط غیررسمی و خصوصی انجام شود، اثربخش تر خواهد بود. در این اقدام مقام مافوق، باید به طور روشن و واضح فرد متخلف را از پیامدهای نقض قوانین و رویه ها آگاه ساخته و تأثیر سوء رفتار فرد متخلف را از نظر کار فردی، گروهیوسازمانی برای وی تشریح نماید و از او بخواهد که رفتارش را توجیه نموده و برای آن برنامه ریزی. و توصیه هایی را در جهت کمک به فرد ارائه دهد. ضمن آنکه مدیر باید به قوه درک کارمند توجه داشته باشد و چنانچه مدیر به این تشخیص رسید که به رغم ادراک کارمند از توصیه های او اخطار شفاهی تاثیر نداشت، باید دست به اقدام بعدی بزند.(سیدجوادین،1387،ص385)
تذکر شفاهی در واقع، شکوه سرپرست از کارمند است و هنگامی از اثربخشی بیشتری برخوردار است که سرپرست در جلسه ای خصوصی و دوستانه، خطای کارمند را گوشزد کند و پیامد آن را با وی درمیان بگذارد. برای مثال، اگر کارمندی چندین بار دیر بر سر کار حاضر شود،سرپرست باید او را احضار کند و یادآوری نماید که مقررات سازمان ایجاب می کند کارکنان در ساعت مقرر در اداره حضور داشته باشند و تذکر دهد که در نتیجه دیر آمدن او، کار روی هم انباشته شده و به همکارانش فشار وارد آمده است و این امر موجب اعتراض آنها و به وجود آمدن اختلالاتی در روند عادی کار گردیده است. بعد از تشریح مساله و عواقب ناشی از آن، سرپرست باید به کارمند اجازه صحبت دهد تا معلوم گردد آیا اصولاً کارمند متوجه مشکلی که ایجاد کرده هست؟ آیا شرایط خاصی وجود دارد که تاخیر وی را اجتناب ناپذیر می نماید؟ و آیا او به فکر هست که مشکل را به ترتیبی رفع کند و به موقع در اداره حاضر شود؟چنانچه این گفتگو نشان دهد کارمند از مشکلی که به وجود آورده آگاه است و راه حل نیز برای رفع آن دارد، باید به جلسه خاتمه داد؛ ولی اگر معلوم شد که کارمند متوجه مساله نیست یا پیشنهاد مناسبی برای حل آن ندارد، سرپرست باید
فصل دوم : ادبیات پژوهش
با راهنمایی کارمند و ارائه توصیه هایی، گفتگو را تا جایی که کارمند بتواند راهی برای جلوگیری از وقوع مجدد تخلف بیابد ادامه دهد. در پایان، سرپرست باید کاملاً برای کارمند روشن سازد که تکرار خطا چه عواقبی به دنبال خواهد داشت.توصیه شده است که از مطالب این جلسه و تذکراتی که به کارمند داده شده است، یادداشتی تهیه و به طور موقت در پرونده وی نگهداری گردد. اگر عملکرد بعدی کارمند نشان داد مشکل رفع گردیده است، یادداشت از پرونده خارج می شود. در غیر این صورت در پرونده باقی می ماند و پایه و اساس اقدامات انضباطی بعدی درباره کارمند را تشکیل می دهد.(سعادت،1390،ص330)
این شیوه توبیخ زمانی اثربخش است که در موقعیتی غیررسمی و خصوصی انجام شود. مدیر باید با دادن اطلاعات روشن درباره مقرراتی که نقض شده و دشواریهایی که این تخلف پدید آورده است کار را آغاز کند. برای مثال، اگر فرد چندین بار پی در پی تاخیر ورود داشته است، مدیر باید مقررات سازمان را در این مورد که همه باید در ساعت 8 صبح در محل کار خود حضور یابند بازگو کند و سپس شواهد روشنی مبنی بر اینکه عدول از این قاعده به افزایش مقدار کار دیگران منجر شده و روحیه آنها را در واحد مربوط پایین آورده است ارائه کند. پس از آنکه مسئله روشن شد، مدیر باید در انتظار واکنش فرد زیردست بماند. آیا او از مسئله آگاهی دارد؟ شرایط و دلایلی وجود دارد که رفتار او توجیه کند؟ درنظر دارد برای اصلاح رفتار خود چه کند؟مدیر پس از آنکه به فرد فرصت داد مشکلات خود را مطرح کند، باید ببیند آیا وی توانسته است راه حل مناسبی برای حل مسئله ای که پدید آمده است ارائه دهد یا خیر. اگر چنین نشد مدیر باید گفتگو را به سمتی هدایت کند که فرودست با یاری او به راههایی برای جلوگیری از تکرار تخلف بیندیشد. وقتی در مورد یک راه حل توافق شد،
مدیر باید اطمینان یابد که فرد می داند در صورت تکرار مسئله چه پیامدهایی را باید بپذیرد.اگر همین اخطار شفاهی موثر افتاد، اقدام انضباطی، دیگری ضرورت ندارد. ولی اگر فرودست نتواند خود را اصلاح کند، لازم است مدیر اقدام شدیدتری را درنظر بگیرد. یک نکته نهایی را نباید در مورد اخطار شفاهی ناگفته بگذاریم و آن اینکه خوب است سابقه موقتی از این توبیخ تهیه و در پرونده فرد ذیربط نگهداری شود. این سابقه باید دربردارنده هدف، تاریخ و نتیجه گفتگو با وی باشد. هنگامی که نشانه های اصلاح در فرد دیده شد می توان سابقه را از پرونده خارج کرد.( دولان و شولر ،1381،ص537)
فصل دوم : ادبیات پژوهش
2-1-3-2-2اخطار کتبی