پایان نامه رایگان درمورد نرم افزار، کسب و کار، انتقال دانش

داخل سازمان بپردازد.
شکل 3-3 سطر مربوط به مرحله آغاز از چارچوب پیشنهادی
3-2-2- مرحله انتخاب نرم افزار
فعالیت های مهم این مرحله شامل تصمیمات سرمایه گذاری، تحلیل هزینه-سود، انتخاب تکنولوژی مناسب، انتخاب فروشنده و برند مناسب نرم افزار و انتخاب سیستم سازمانی متناسب با سازمان می باشد. در مرحله انتخاب، سازمان کارکردهای ارائه شده توسط سیستم سازمانی و کارکردهای مورد نیاز سازمان را برآورد و بررسی می کند و باید به این موضوع توجه داشت که عدم تطابق نیازهای سازمان با کارکردهای موجود در سیستم سازمانی منجر به بروز مشکلات جدی خواهد شد و کیفیت و کارایی سیستم را بعد از پیاده سازی کاهش خواهد داد. معمولا سازمان ها از منابع خارجی در مورد فناوری های جدید یاد می گیرند و فروشندگان و مشاوران سعی در تزریق این فناوری ها به داخل سازمان ها دارند. اشتراک دانش در این مرحله در حین ارتباط و مشاوره فروشندگان با سازمان ها انجام می گیرد و دانش و اطلاعاتی که در حال حاضر در اختیار سازمان نیست و از طریق ارتباط با مشتریان و حرفه گران بیرون سازمان کسب می شود، در این مرحله به دست می آید. در طی فرآیند ارزیابی بسته های نرم افزاری مختلف و انتخاب بهترین و مناسب ترین آنها، اشتراک دانش در بین افراد داخل سازمان و خارج سازمان بسیار مهم می باشد.
توجه و تسلط بر دانش کسب و کار در مرحله انتخاب سیستم سازمانی بسیار مهم است. باید توجه داشت که سیستم های سازمانی بسته های نرم افزاری هستند که به منظور پوشش نیازهای صنعتی و به کارگیری بهروش ها طراحی می شوند. به هنگام انتخاب این سیستم ها نیازمند ارزیابی سیستماتیک نیازمندی های سازمان هستیم تا بتوانیم به درستی ماژول های خاص سیستم سازمانی را انتخاب کرده و زیرسیستم ها و سخت افزار مورد نیاز دستیابی به یکپارچگی سیستم ها را انتخاب کنیم. در چنین مرحله ای سازمان ها با فقدان دانش داخلی در مورد سیستم های سازمانی و نیازهای عملیاتی خود مواجه هستند و از مشاورین خارجی در جهت رفع این مشکل استفاده می کنند، چرا که در داخل سازمان دانش و تجربه انتخاب سیستم سازمانی را ندارند.
در این مرحله مدیران میانی به منظور مدیریت مؤثر دانش نیازمند داشتن مهارت های تجاری از قبیل آشنایی با بازار نرم افزار، دانش اقتصادی، شناخت و تحلیل فرآیندهای تجاری، فرآیندهای بازار و راهبردهای تجاری هستند. موانع اشتراک دانش شامل رتبه و جایگاه سازمانی، القاب و رتبه ها و فضای فیزیکی سازمان می باشد. مثلا اگر فضای سازمان به گونه ای باشد که امکان ارتباط چهره به چهره برای افراد کمتر به وجود آید، میزان اشتراک مؤثر دانش کاهش خواهد یافت. در این مرحله مدیران میانی و فروشندگان نقش بسیار مهمی را در انتخاب سیستم سازمانی متناسب با سازمان ایفا می کنند.
شکل 3-4 سطر مربوط به مرحله انتخاب از چارچوب پیشنهادی
3-2-3- مرحله انطباق
در این مرحله سازمان به منظور تطبیق نیازمندی های خود با سیستم سازمانی انتخاب شده اقدام به مهندسی مجدد فرآیندهای کسب و کار خود و یا احتمالا سفارشی سازی و پیکربندی نرم افزار می کند. در همین حین فعالیت های آموزشی شروع می شود، سیستم ها انتخاب شده و تصمیم گیری می شوند، پیاده سازی شروع شده و سیستم در واحدهای مختلف استفاده می شود و نهایتا برای استفاده قابل دسترس می شود.
در مرحله انطباق نمایندگان خبره دپارتمان های مختلف سازمان و مشاورین پیاده ساز به تعامل و انتقال دانش خود به یکدیگر می پردازند. دانش کسب و کار سازمان و فرآیندهای آن از جانب خبرگان دپارتمان ها به مشاورین پیاده ساز و همچنین دانش خاص محصول و چگونگی کارکرد و پیکربندی آن از جانب مشاوران به اعضای سازمان منتقل خواهد شد. در این مرحله انتقال دانش پیرامون نیازمندی های سازمان، نگاشت فرآیندهای کسب و کار و پیکربندی سیستم انجام می گیرد.
دانش فنی پیرامون زیرساختهای فناوری اطلاعات سازمان مثل شبکه های کامپیوتری، سخت افزار موجود، پایگاه های داده و غیره باید مورد توجه خاصی قرار بگیرد و تسلط بر چنین دانشی به منظور پیاده سازی سیستم سازمانی در این مرحله بسیار مهم می باشد.
مهارت های مورد نیاز این مرحله به منظور مدیریت مؤثر دانش شامل مهارت های اجتماعی(ارتباطی) مثل کارگروهی، ارتباط بیناشخصی، بحث و مذاکره و نیازشناسی می باشد. در این مرحله یادگیری و ذخیره دانش و تجربیات از اهمیت زیادی برخوردار است و باید الزاما تصمیمات پیکربندی سیستم سازمانی و منطق آنها ذخیره و ثبت شوند تا بعدا و در مرحله به روز رسانی از چرخه حیات سیستم سازمانی مورد استفاده مجدد قرار گیرند. مستند سازی تجربیات و درس های آموخته شده در حین پیکربندی نرم افزار و استفاده از آنها در سایر دپارتمان های سازمان و تهیه مواد آموزشی توسط کاربران خبره و مسلط نیز از اهمیت چشمگیری برخوردار است. بهتر است که در این مرحله تعدادی از کاربران خبره را به همراهی با مشاوران پیاده ساز فرستاد تا کار عملی لازم را یاد بگیرند. در واقع مستندسازی تجربیات و درس های آموخته شده در حین نصب نرم افزار و اشکال زدایی آن، منجر به خلق دانشی می شود که سازمان قبلا آن را در اختیار نداشته است.
یکی از مشکلات مهمی که در این مرحله بر سر راه مدیریت مؤثر دانش قرار می گیرد، نبود انگیزه منبع دانش در همکاری و انتقال دانش است. در این مرحله ممکن است افراد سازمان از ترس اینکه بر اثر انتقال دانش خود به سایرین، جایگاه سازمانی و شغل خود را از دست بدهند ( انتشار دانش و تخصص خود در سطح سازمان و دسترسی همکاران رقیب به آن)، تمایلی به انتقال دانش خود به تحلیل گران کسب و کار و مشاورین نداشته باشند و یا ممکن است که پاداش و مزایای کافی برای چنین صرف وقتی در نظر گرفته نشده باشد. تعامل مؤثر و سازنده بین خبرگان داخلی کسب و کار و مشاوران خارجی مسلط به سیستم سازمانی باعث غلبه بر موانع دانشی پیکربندی نرم افزار سیستم سازمانی خواهد شد.
شکل 3-5 سطر مربوط به مرحله انطباق از چارچوب پیشنهادی
3-2-4- مرحله پذیرش
در این مرحله از سیستم به طور واقعی در سازمان استفاده می شود. بهبود سازگاری، یکپارچه سازی واحدهای عملیاتی، افزایش استفاده از سیستم سازمانی، تغییرات جزئی سیستم به منظور مطابقت بیشتر با نیازهای کاربر و آموزش بیشتر، خروجی ها و فعالیت هایی است که در این مرحله انجام می شوند. در طی این مرحله رفته رفته شاهد یک ثبات نسبی خواهیم بود که در آن سازمان ها به تثبیت فرآیندها، استانداردسازی داده و سازگاری با محیط عملیاتی جدید خود می پردازند.
در مرحله پذیرش از مشاورانی کمک گرفته می شود که شناخت کافی بر روی سیستم سازمانی دارند. در این مرحله کاربران نهایی باید دائما به دنبال یادگیری تجربیات و اشتراک مهارت های مشاورین و کاربران خبره باشند تا پس از ترک پروژه از جانب مشاوران خارجی و بازگشت کاربران خبره به نواحی عملیاتی خود، دچار سردرگمی و ابهام نشوند. دسترسی به چنین ایده آلی فراتر از مستندسازی های تهیه شده و راهنماهای آموزشی کاربر است و کاربران عادی سیستم باید در کنار مشاوران و کاربران خبره، به اجرای سیستم سازمانی و استفاده از آن بپردازند تا دانش مشاوران درباره سیستم سازمانی که به آسانی قابل نوشتن نیست را یاد بگیرند. در این مرحله از چرخه حیات سیستم سازمانی مشاوران و کاربران خبره، دانش خود پیرامون سیستم سازمانی و بهروش های کسب و کار را با پرسنل عملیاتی( کاربران نهایی) سازمان به اشتراک می گذارند.
در این مرحله نیز باید تاکید زیادی بر ذخیره و کد گذاری چگونگی انجام کارها و راه حل های پیدا شده برای مشکلات مختلف وجود داشته باشد و دروس آموخته شده در پایان هر مرحله مستند سازی شود تا در مراحل بعدی بخصوص مرحله بروز رسانی مورد استفاده مجدد قرار گیرند.
در این مرحله آموزش پرسنل سازمانی و کاربران خبره از جانب مشاوران و فروشندگان سیستم سازمانی حائز اهمیت است و مشاوران و فروشندگان باید مهارت های آموزشی لازم را جهت آموزش پیکربندی سیستم سازمانی و بهروش های تعبیه شده در آن داشته باشند. این آموزش ها را می توان از طریق آموزش های رسمی، گارگاه های آموزشی، مواد آموزشی و راهنماها به کاربران ارائه داد.
یکی از موانع مهم مدیریت مؤثر دانش در مرحله پذیرش، نبود ظرفیت جذب و توانایی ابقای دانش جدید است. دانش قبلی اعضای سازمان ظرفیت جذب دانش جدید را تحت تاثیر خود قرار می دهد و چنین مشکلی می تواند توانایی پرسنل سازمانی را در جذب دانش پایین بیاورد. لازم به ذکر است که به توانایی پذیرنده دانش در حفظ و ابقای دانش منتقل شده از طریق کاربردی کردن آن، ظرفیت ابقای دانش گفته می شود. اگر چنین ظرفیتی پایین باشد، مشکلات یکپارچگی دانش منجر به مقاومت در استفاده از دانش خواهد شد. فقدان ظرفیت جذب دانش از جانب پذیرنده آن یکی از موانع مهم مدیریت دانش محسوب می شود و غلبه بر چنین مانعی نیازمند فراموشی استفاده عادی و روزمره از دانش قبلی توسط پرسنل سازمانی می باشد.
نبود زیرساخت های فناوری اطلاعات نیز یکی از موانع مدیریت دانش در این مرحله محسوب می شود. در واقع می توان از فناوری اطلاعات در این مرحله به منظور جمع آوری، تعریف، ذخیره و فهرست بندی مشکلات و راه حل های مرتبط با آنها استفاده کزد و همچنین مخازنی را فراهم کرد که دانش به دست آمده به طور قابل اطمینانی ذخیره شده و در مراحلی مثل بروزرسانی مورد استفاده مجدد قرار گیرد.
شکل 3-6 سطر مربوط به مرحله پذیرش از چارچوب پیشنهادی
3-2-5- مرحله عادی سازی
از یک سیستم سازمانی ممکن است سال ها بدون تغییر استفاده شود. در این مرحله کاربر سیستم را می پذیرد، استفاده از سیستم به یک فعالیت عادی تبدیل می شود، نقص ها برطرف می شوند، یکپارچگی سازمانی محقق می شود و سازمان به هماهنگی عملیات داخلی و فوائد آن دست خواهد یافت. به منظور اجرا شدن و استفاده از سیستم (اجرای فرآیندهای سیستم سازمانی)، پرسنل سازمان، نیازمند درک دقیقی از نرم افزار( دانش خاص محصول) و دانش کسب و کار ناحیه عملیاتی خود هستند.
در این مرحله دانش کاربران خبره که طی مراحل تطبیق و پذیرش به دست آمده به منظور حل مشکلات کاربران و واحدهای عملیاتی استفاده می شود. علاوه بر این کاربران از تجربه و دانش کاربران دیگر در جهت حل مشکلات به وجود آمده استفاده می کنند. این دانش را می توان از طریق ارتباط با کاربران دیگر، پایگاه دادهای ایجاد شده و یا گفتگوهای غیر رسمی در سطح سازمان به دست آورد. از موانع مهم مدیریت مؤثر دانش، دانش اثبات نشده می باشد. در مرحله عادی سازی، کاربران برای اولین بار از گزارش های تولید شده توسط سیستم استفاده می کنند و اطلاعات حاصل از آن را مورد استفاده قرار می دهند. اگر این اطلاعات دقیق نباشند یا به نظر برسند که دقیق نیستند، کاربران به کارایی و سودمندی سیستم سازمانی شک کرده و به توان سیستم در حل کردن مشکلاتشان بدبین می شوند.
اعضای سازمانی با مهارت عمومی استفاده از فناوری اطلاعات و کامپیوتر، به سازمان در استفاده موثر و کارآمد از سیستم سازمانی کمک می کنند. فقدان مهارت های به کارگیری کامپیوتر و فناوری اطلاعات در این مرحله منجر به دلسردی پرسنل سازمان در استفاده از سیستم سازمانی خواهد شد. افرادی که مهارت استفاده از سیستم های کامپیوتری را دارند از این مهارت در جهت پیشرفت خود و سازمان استفاده خواهند کرد. در این مرحله پرسنل سازمانی در کنار دانش کسب و کار نیازمند مهارت استفاده و به کارگیری فناوری اطلاعات نیز هستند تا بتوانند به طور مؤثر از سیستم سازمانی استفاده کنند.

دیدگاهتان را بنویسید