پایان نامه رایگان درمورد انتقال دانش، کسب و کار، نرم افزار

قرار می گیرند، برقرار می باشد. رایج ترین روش پیاده سازی سیستم های برنامه ریزی منابع سازمان شامل به کارگیری همکار پیاده ساز به عنوان تامین کننده دانش مورد نیاز پیاده سازی سیستم سازمانی است. در چنین حالتی انتقال دانش در دو جهت ضروری به نظر می رسد:
1- از مشتری به مشاوران با در نظر گرفتن نیازهای کسب و کار و فرآیندهایی که سیستم در نظر گرفته شده باید پشتیبانی کند تا بتوان اطمینان حاصل کرد که سیستم بر اساس نیازمندی های سازمان مشتری طراحی و ساخته شده است.
2- از مشاوران به مشتری با در نظر گرفتن روش و چگونگی کارکرد راه حل فناوری اطلاعات و با این دید که به کاربران آینده سیستم امکان انجام فعالیت های روزمره آنها در سیستم جدید داده شود.
هر دو جهت انتقال دانش از اهمیت یکسان برای پیاده سازی موفقیت آمیز سیستم های برنامه ریزی منابع سازمان برخوردارند. اگر مشاوران، فرآیندهای کسب و کار مشتری و نیازمندی های سیستم را نفهمند، نتایج پیاده سازی، نیازهای سازمان مشتری را برآورده نخواهد کرد و کل پروژه شکست خواهد خورد. از طرف دیگر حتی اگر سیستمی کاملا با نیازمندی ها مطابقت داشته باشد، اما کاربران قادر به اجرا و استفاده صحیح از آن نباشند، به زودی کنار گذاشته خواهد شد.
باید همواره به دنبال روش های بهینه آموزش کاربران بوده و دستیابی به این هدف مستلزم شناخت انوع دانش قابل انتقال می باشد. دسته بندی های ذیل را می توان برای دانش در نظر گرفت:
1- ضمنی در مقابل صریح
2- افزایشی44 در مقابل جایگزین
نوع دانشی که باید منتقل شود، تا حدودی تعیین کننده روش مناسب برای انتقال آن است. مثلا از آنجایی که کدگذاری دانش ضمنی مشکل است، بهتر است که توسط روش شخصی سازی45منتقل شود در حالی که دانش صریح می تواند توسط هر 2 روش کدگذاری و شخصی سازی منتقل شود. دومین دسته بندی بر این اساس انجام می گیرد که آیا دانش جدید به دانش فعلی دریافت کننده اضافه خواهد شد و یا اینکه با آن جایگزین خواهد شد. این موضوع تعیین کننده پیچیدگی فرآیند انتقال دانش است و بنابر این روش انتقال مورد استفاده متاثر از آن خواهد بود. اگر دانش از نوع افزودنی باشد، احتمال این که دریافت کننده قادر به دریافت آن بدون نیاز به کمک خارجی و بر اساس روش جستجو46 باشد بیشتر است. در مقابل اگر دریافت کننده با جایگزینی دانش فعلی با دانش کاملا جدید مواجه باشد، احتمال این که نیاز به یک همکار خارجی47 احساس شود بیشتر خواهد بود.
دانش سیستم های فناوری اطلاعات جدید عمدتا صریح است، چرا که چگونگی کارکرد این سیستم ها قابل کد گذاری بوده و از طریق مستندسازی قابل نمایش است. همچنین چنین دانشی از نوع جایگزین است چرا که دانش سیستم های فناوری اطلاعات قبلی با دانش سیستم های جدید جایگزین خواهد شد. از آنجایی که دانش پیرامون کارکرد سیستم جدید را می توان به شکل مستندسازی، راهنمای کاربر، راهنمای برخط48، مواد آموزشی الکترونیکی و غیره کدگذاری کرد، می توان آن را فقط به شکل کدگذاری شده به کاربران نهایی منتقل کرد. هرچند که پیچیدگی سیستم های برنامه ریزی منابع سازمان و ویژگی جایگزینی دانش نحوه کارکرد آنها، باعث می شود که جذب این دانش از طریق مطالعه خودخوان اسناد و منابع موجود، با مشکل مواجه شود. بهتر است که انتقال دانش با استفاده از ترکیب روش های کدگذاری و شخصی سازی انجام شود. همانطوری که قبلا به آن اشاره شد دانش جدید می تواند با استفاده از روش های جستجو محور و آموزش محور توسط دریافت کننده آن جذب شود.
ترکیب روش های مذکور با در نظر گرفتن تحویل49 و جذب دانش، روش های مختلفی را برای انتقال دانش مشخص می کند. روش های انتقال دانش در جدول 2-5 مورد بررسی قرار گرفته اند.
جدول 2-5 روش های انتقال دانش در پیاده سازی سیستم های سازمانی]39[.
جستجو
آموزش
کدگذاری
مطالعه خودخوان با استفاده از راهنمای کاربر
جلسات یادگیری الکترونیکی
شخصی سازی
یادگیری از طریق انجام کار به همراه مشاوران
کارگاه های آموزشی/جلسات رسمی آموزش
2-4-9-1 جمع بندی روش های انتقال دانش در پیاده سازی سیستم های سازمانی
روش های فوق را می توان به منظور بهینه سازی فرآیند انتقال دانش از مشاوران به کاربران سیستم، با هم ادغام کرد. همانطوری که در جدول مشاهده می شود کاربران از 3 طریق می توانند دانش سیستم های فناوری اطلاعات جدید را کسب کنند:
1- از طریق آموزش های رسمی در طی جلسات آموزشی اختصاصی که از 2 طریق مدرس خصوصی یا ابزارهای یادگیری الکترونیکی ارائه می شود.
2- از طریق مطالعه خودخوان با استفاده از مستندات سیستم، کمک برخط یا کمک ارائه شده به وسیله سایر کاربران.
3- از طریق اکتساب دانش از مشاوران در طی فرآیند پیاده سازی.
باید توجه داشت که روش اول اکتساب دانش سیستم های فناوری اطلاعات آموزش محور و دو روش بعدی جستجو محور هستند. روش های آموزش رسمی اگر چه ارزشمند محسوب می شوند ولی الزاما منجر به پذیرش بهتر فناوری اطلاعات توسط کاربران نمی شوند. کمک های غیر رسمی ارائه شده توسط کاربران با تجربه به مهمی آموزش های رسمی بوده و جدای از بحث انتقال دانش، اثرات اجتماعی عمیقی بر روی آموزش گیرندگان خواهد داشت. ارتباط و تبادل دانش بین کاربران اصلی و مشاوران یکی از فاکتورهای اصلی برای پیاده سازی موفقیت آمیز سیستم های سازمانی محسوب می شود. بنابراین هر 3 روش انتقال دانش به کاربران نهایی ارزشمند هستند و باید راهبردهای مناسبی را به منظور ترکیب آنها با یکدیگر و دستیابی به بهترین خروجی با هزینه بهینه به کار گرفت. ترکیب مناسب روش های آموزشی تضمین کننده خروجی مطلوب است که این خروجی ها شامل موارد ذیل هستند:
* متخصص شدن کاربران در به کارگیری سیستم
* پذیرش راه حل جدید از جانب کاربران
* توانایی کاربران به منظور اعمال پیکربندی آنی سیستم همگام با تغییرات نیازهای کسب و کار سازمان.
می توان نتیجه گرفت که انتقال دانش در طی پیاده سازی سیستم های برنامه ریزی منابع سازمان به دو روش ذیل انجام می پذیرد:
1- انتقال دانش جستجو محور که در آن کاربران نقش اصلی را ایفا می کنند
2- انتقال دانش آموزش محور که در این روش نقش کاربران در پیاده سازی و فرآیند انتقال دانش منفعل تر می باشد]22[.
2-4-10- موانع دانش
در تحقیقات متعددی به موانع یادگیری سیستم های سازمانی اشاره شده است. مثلا کاربران به جای یادگیری فرآیندهای جدید معرفی شده، به تثبیت روش های قبلی انجام کار تمایل دارند و به عبارتی به دنبال راه حل های قدیمی می گردند. بعضی از کاربران قابلیت های نرم افزار سیستم سازمانی را در نظر نگرفته و مثلا به هنگام انجام تحلیل بر روی داده ها به جای پرس و جوی مستقیم از پایگاه داده سیستم سازمانی، اقدام به استفاده از نرم افزارهای رومیزی مثل مایکروسافت می کنند که خود می تواند منجر به بروز خطا در خروجی کار تحلیلی آنها شود. در این بین فراموش کردن برنامه های قدیمی مایکروسافت از جانب کاربران یکی از مشکل ترین قسمت کار به حساب می آید. بسیاری از سازمان ها به منظور کاهش اتکاء بر حافظه سازمانی موجود، اقدام به استخدام پرسنل جدید و جوانی می کنند که سرعت یادگیری بالایی داشته و با روش های قبلی و قدیمی انجام کارهای سازمان آشنایی ندارد. بر خلاف کارکنان قدیم که به روش های قبلی انجام فرآیندها عادت کرده اند، استخدام پرسنل جدید و جوان نیازی به فراموشی روش هایی گذشته انجام فرآیندها نخواهد داشت.
موانع یادگیری سیستم و فرآیندهای جدید منحصر به مقاومت در مقابل تغییرات نیست بلکه اشخاص با درک چگونگی و نحوه انجام کارها نیز مشکلاتی دارند. باید توجه داشت که تمرین بر روی داده های نمونه، به خوبی کارکنان را برای استفاده واقعی از سیستم سازمانی آماده نمی کند و بسیاری از کاربران بر این عقیده اند که درک چگونگی اثر گذاری فعالیت هایشان بر کارهای افرد دیگر سازمان برای آنها مبهم می باشد. مثلا کارکنان بعضی از قسمت ها ارزش وارد کردن داده هایی که در شرکت مورد استفاده قرار نمی گرفتند را درک نمی کردند. بعضی از سازمان ها به منظور ایجاد انگیزه یادگیری سیستم ها و فرآیندهای جدید اقدام به تغییر سیستم های تشویقی خود نمودند. در بسیاری از سازمان ها مدیران خطوط تولید به هنگام افزایش کارایی و بازدهی سیستم ها بدون توجه به روش انجام فرآیندها مورد تشویق قرار می گرفتند. بعد از پیاده سازی سیستم سازمانی جدید، بسیاری از مدیران از طریق فرار از سیستم پیاده سازی شده سعی می کنند که همان نتایج و خروجی های مطلوب قبلی را به دست آورند. البته با نصب سیستم جدید کسانی مورد تشویق قرار خواهند گرفت که فرآیندها را نه بر اساس خلاقیت بلکه بر اساس نظم حاصل از سیستم سازمانی انجام دهند که در این حالت فراموش کردن فرآیندهای قبلی انجام کار بسیار سخت محسوب می شود. به همین خاطر است که بسیاری از سازمان ها نیازمند تعیین پاداش برای واحدهایی هستند که به دقت از سیستم سازمانی استفاده می کنند.
در بسیاری از موارد سازمان ها به هنگام تصمیم گیری در مورد پیاده سازی سیستم سازمانی و یا ادامه انجام کسب و کار با سیستم های قدیمی و موجود دچار تنش می شوند و به تناقضاتی در زمینه یادگیری دنیای جدید سیستم سازمانی و یا به کارگیری کماکان سیستم های قدیمی موجود می رسند]18[.
2-4-11- موانع انتقال دانش در پیاده سازی سیستم های سازمانی
پروژه های پیاده سازی سیستم های سازمانی نیازمند محدوده وسیعی از دانش از جمله دانش پروژه(چگونگی پیاده سازی سیستم سازمانی، مهندسی فرآیندهای کسب و کار، مدیریت تغییرات، تمرین و آموزش)، دانش فنی(برنامه نویسی، مدیریت سیستم و پایگاه داده)، دانش محصول( خاص سیستم های سازمانی) و دانش کسب و کار(مربوط به کسب و کار، فرهنگ و مردم) هستند. سازمان هایی که دانش لازم را در اختیار ندارند، دانش مورد نیاز پیاده سازی را از طریق شرکت های ارائه دهنده آن به دست می آورند. منابع مورد نیاز پیاده سازی به طور قابل ملاحظه ای دانش محور هستند. منبع این دانش می تواند یک شرکت بزرگ مشاور (فروشنده دانش) که به عنوان همکار پیاده ساز همکاری می کند، در نظر گرفته شود. ضروریست که به منظور دستیابی به هدف مشترک پیاده سازی موفقیت آمیز سیستم سازمانی، اتحاد و پیوستگی محکمی مابین سازمان مشتری، فروشنده نرم افزار سیستم سازمانی و شرکت مشاور شکل بگیرد. مشتری با به کارگیری یک شریک پیاده ساز مناسب، می تواند فرآیند پیاده سازی را تکمیل کند، سیستم سازمانی را اجرا کرده و وارد چرخه های بعد از پیاده سازی (نگهداری و بروز رسانی) شود. در انتهای مرحله پیاده سازی مشاورین معمولا از سازمان خارج شده و مسئولیت مدیریت سیستم سازمانی بر عهده مشتری خواهد افتاد. در این برهه زمانی، موفقیت مستمر سیستم سازمانی به مهارت ها و دانش مشتری در اجرا، نگهداری و بروز رسانی سیستم سازمانی بستگی خواهد داشت. به منظور عملیاتی نگه داشتن سیستم سازمانی، نیازهای مشتری یا باید از توانایی ها و دانش به دست آمده در حین پیاده سازی برآورده و یا از دانش تخصصی مشاوران خارجی استفاده شود. چنین حمایت خارجی معمولا از جانب فروشنده، تیم پیاده ساز و یا شخص ثالثی ارائه می شود که اغلب هزینه بر نیز می باشد. سازمان هایی که گزینه استفاده از نیروی داخلی را در جهت رفع نیازهای به کارگیری سیستم سازمانی انتخاب می کنند، با مسئله جذب و تولید دانش و حفظ و نگهداری دانش توسط کارکنانشان مواجه هستند. زمانی که مشتری تصمیم به برون سپاری سیستم سازمانی به ارائه دهنده سرویس نرم افزاری50می گیرد، خودکفایی دانش در مراحل بعد از پیاده سازی سیستم سازمانی از اهمیت چندانی

دیدگاهتان را بنویسید