مهارت و شایستگی مورد نیاز برای ایجاد پیامهای باکیفیت

کانال یا مجرای ارتباط:
انتخاب کانال ارتباطی مناسب نیز علاوه بر نحوه رمزگذاری و رمز گشایی پیام، نقش بسزایی در موفقیت ارتباط دارد (همیلتون، 2011). کانال ارتباط وسیله‌ای است که علائم و پیامها از طریق آن ارسال می گردد و بین فرستنده و گیرنده پیام ارتباط برقرار می سازد ( مثل هوا برای انتقال صوت) (داوودآبادی، 1385، همیلتون، 2011). گفتگوهای چهره به چهره، تماسهای تلفنی، یادداشتها، ایمیل ها، پیامهای فوری، وبلاگها، خبرنامه ها، مجلات، رادیو و تلویزیون مثالهایی از کانالهای ارتباطی می باشد. همه کانالها ظرفیت یکسانی برای انتقال اطلاعات ندارند. به عنوان مثال در جلسات کاری زمانی که شرکت کنندگان از ارتباطات چهره به چهره استفاده می کنند، کدهای زبانی، فرازبانی و غیرکلامی هر سه مورد استفاده قرار می گیرند اما رادیو و تلویزیون برخی کدهای غیرکلامی را محدود می سازند (همیلتون، 2011). کانال ارتباطی می تواند پیام را به صورت بصری یا سمعی انتقال دهد (اسلتر، 2010) و غالبا نمی توان آن را از پیام جدا کرد (داوودآبادی، 1385).
پارازیت:
پارازیت را می توان عاملی تعریف کرد که پیام را تحریف می‌کند. وجود پارازیت ممکن است از فرستنده، وسیله ارتباط و یا گیرنده باشد(داوودآبادی، 1385). به عبارت دیگر هرچیزی که در جریان انتقال پیام، مداخله کرده، موجب تحریف پیام گردد را پارازیت می نامند(اسلتر، 2010، همیلتون، 2011).
پارازیت بیرونی: پارازیت بیرونی شامل اختلالاتی می شود که در محیط روی می دهد. مانند دستور زبان ضعیف سخنران، صدای تلفن، صحبت و سروصدای دیگران، هوای سرد اتاق، و چراغ کم نور.
پارازیت درونی: پارازیت بیرونی به وضعیت طرفین رابطه برمی گردد، مانند سردرد، خیالبافی، کم خوابی، مشغولیت با مسائل دیگر، یا فقدان دانش در حیطه مورد نظر (همیلتون، 2011).
بازخورد:
واژه بازخورد از سایبرنتیک گرفته شده، که شاخه ای از مهندسی در ارتباط با نظامهای خودتنظیم کننده می باشد. در تصویری ساده، بازخورد نظامی خود تثبیت کننده مثل ترموستات است که دمای اتاق یا کوره را تنظیم میکند. در فرایند ارتباطات، بازخورد، پاسخی از طرف گیرنده است که به فرستنده اعلام میکند، پیام چگونه به گیرنده رسیده و آیا نیاز به اصلاح دارد یا خیر (گیل و آدامز، 2002). زمانیکه افراد رفتار خود را مورد مشاهده قرار داده و سعی می کنند آن را بهبود بخشند، زمانیکه از دوستان خود می خواهند جهت رفتار مؤثر در شرایطی خاص به آنها پبشنهاداتی ارائه دهند، وقتیکه مدیران راههایی را پیش بینی می کنند که کارمندان پیشنهادات خود را جهت بهبود کار ارائه دهند، از باخورد استفاده می کنند (همیلتون، 2011). مسیر بازخورد در جهت عکس فرایند ارتباط است که در آن واکنش گیرنده پیام به فرستنده داده می شود. بازخورد ممکن است مستقیم و یا به صورت غیر مستقیم باشد(داوودآبادی، 1385).
محیط ارتباط:
برای برقراری ارتباطی مؤثر فرد باید تا جاییکه ممکن است، شرایط محیطی را پیش بینی و کنترل نماید. محیط شامل زمان، مکان، و محیط فیزیکی و اجتماعی می گردد که فرد را احاطه کرده اند. برای مثال زمان جلسه می تواند تعیین کننده وضعیت ملاقات و در نتیجه موفقیت ارتباط باشد. بهترین زمان برای جلسات به شرکت کنندگان جلسه، انتظارات آنها، هدف جلسه و طول آن بستگی دارد. همچنین محل جلسه تأثیر بسزایی برکیفیت جلسه دارد (همیلتون، 2011).
2-2-1-8- موانع ارتباطات:
مانع ارتباطی عبارتست از هر مانع یا علتی که در راه ارسال یا درک پیام، اختلال ایجاد کند (الوانی، 1385). برخی از این موانع عبارتند از:
از صافی گذراندن اطلاعات: گاهی اوقات، فرستنده آگاهانه پیام را دستکاری میکند، تا آن را برای گیرنده، مطلوبتر نماید و یا سلسله مراتب زیاد سازمانی، موجب می شود اطلاعات از صافی های متعددی عبور کرده و دستخوش تغییرات قرار گیرد.
ویژگی‌های شخصی: گیرنده پیام با توجه به نیازها، انگیزه ها، تجربه ها، زمینه های کاری، و سایر ویژگیهای شخصی، همان چیزهایی را که علاقه دارد، می بیند یا می شنود؛ همچنین انتظارات و آنچه را که دوست دارد، در شبکه ارتباطی القا میکند.
جنسیت: زنان و مردان به دلایل مختلف باید بین خود ارتباط گفتاری برقرار کنند و تحقیقات نشان داده که مردان با زبانی صحبت می‌کنند و مطالبی را می‌شنوند که درباره مقام سازمانی و استقلال در کار باشد و زنان با زبانی صحبت می‌کنند و مطالبی را می‌شنوند که درباره روابط و صمیمت می‌باشد.
عواطف: نوع احساس گیرنده پیام، هنگام دریافت پیام بر تفسیری که او از محتوای پیام می‌کند، اثر می‌گذارد. احساسات شدید، شبکه ارتباطی مؤثر را خدشه دار می‌کند. در چنین شرایطی فرد نمی‌تواند بخردانه و معقول عمل کند و نوع قضاوت او بر پایه عاطفه و احساسات است.
زبان: کلام برای افراد مختلف معانی مختلف دارد. سن، میزان تحصیلات و زمینه فرهنگی سه متغیر مشخصی هستند، که کلمه ها، معانی و مفاهیمی که ما برای این کلمات قائل هستیم را تحت تأثیر قرار می‌دهند.
ارتباطات غیرگفتاری: اکثر اوقات ارتباطات گفتاری با ارتباطات غیرگفتاری همراه است. در صورتی که طرفین ارتباط توافق کامل با یکدیگر داشته باشند به گونه‌ای رفتار می‌کنند که رفتار یکدیگر را تقویت می‌کنند ولی هنگامی که ارتباطات غیرگفتاری با پیام‌ها سازگار نیست، دریافت کننده پیام دچار سردرگمی می‌شود و نمی‌داند پیام واقعی چیست (رابینز، 2005).
2-2-1-9- مهارت و شایستگی مورد نیاز برای ایجاد پیامهای باکیفیت:
هر پیامی با توجه به طبیعت و شرایط آن تأثیر متفاوتی بر مخاطب ایجاد می نماید. بنابراین پیام باید دارای کیفیت لازم باشد بدین گونه که:
تمامیت، اعتبار و صحت پیام باید کامل و جامع باشد.
پیام باید حاوی اطلاعات مفید و مورد نیاز مخاطبین باشد.
پیام باید نتایج و گرایش مطلب در خود داشته باشد. به عبارتی این مطلب از کجا شروع و به کجا ختم می شود.
مهارت لازم در نحوه ارائه پیام و ظرافت خاص ارائه آن بسیار مهم است.
متناسب بودن پیام با جو حاکم و سادگی به تأثیر آن می افزاید.
هر پیامی باید شامل پنج اطلاعات باشد (چه زمانی، کجا، با چه شخصی، چرا، چه چیزی) (شایان جهرمی و همکاران، 1388).