انتخاب مسیر یا کانال ارتباطی مناسب

2-2-1-10- ویژگی‌های ارتباطات سازمانی
ارتباطات سازمانی به‌عنوان یکی از حوزه‌های تخصصی ارتباطات کلامی یا گفتاری از مباحث مهم مدیریت به‌شمار می‌رود و ویژگی‌های خاصی دارد، که موارد زیر از آن جمله‌اند:
حدود و مرزهای ارتباط سازمانی برخلاف حوزه وسیع‌تر ارتباط میان‌فردی، با وضوح بیشتری معین بوده و نفوذ ناپذیری کمتری دارد.
یکی از مشخصه‌های ارتباط سازمانی باز تولید پیام‌هاست. در این نوع بازتولید، پیام‌ها از شخصی به شخص دیگر و مجدداً از آن شخص دیگر و الی آخر انتقال می‌یابد.
در این‌گونه از ارتباط از اشکال مختلفی نظیر یادداشت، کارت‌های سوراخ‌دار و … استفاده می‌شود؛ اما باید دانست شکل اصلی انتقال در ارتباط سازمانی، ارتباط شفاهی است و سایر اشکال نسبت به ارتباطات رو در رو، نقش معین، کمکی یا جانشین دارند (بلیک، رد و هارولدسون، 1378).
تفاوت ارتباط سازمانی با انواع دیگر ارتباط را می توان چنین بیان نمود:
ارتباط سازمانی وظیفه‌مدار است. سازمان‌ها مجموعه‌های هدف‌مدار هستند که فعالیت‌های آن‌ها در جهت تحقق اهداف فردی و سازمانی هماهنگ شده‌اند.
روابط سازمانی متأثر از ساختار سازمانی است. الگوهای هماهنگی رفتار در سازمان‌ها موجب ایجاد ساختار‌ها می‌شود. این ساختار سازمانی که موجب شده سازمان‌ها به‌عنوان سیستم‌های ساختارمند شناخته شوند، بر ارتباط سازمانی اثر گذاشته و می‌تواند مانع یا موجب تسهیل آن گردد.
ارتباط سازمانی هم در مرزهای سازمانی و هم فراتر از آن اتفاق می‌افتد و در واقع نوعی کارکرد فرامرزی هم دارد (میلر، 1377).
2-2-1-11- تجزیه و تحلیل ارتباطات سازمانی:
تجزیه و تحلیل ارتباطات سازمانی، گزارشی عینی در مورد ارتباطات داخلی سازمان است و موجب اصلاح و بهبود روش سازمان در رابطه با چگونگی کسب اطلاعات ضروری برای عملکردهای سازمان می شود. با توجه به اهمیت سیستم ارتباطات داخلی در موفقیت سازمان، لازم است هرسازمانی هرچندوقت یکبار سیستم ارتباطات داخلی خود را مورد تجزیه و تحلیل قرار دهد و با توجه به تحولات محیط، محتوی و چگونگی ارتباطات فردی را مورد سنجش قرار داده و صحت و کارایی آن را ارزیابی نماید (طبیبی، 1381).
2-2-1-12- انتخاب مسیر یا کانال ارتباطی مناسب:
برای انتقال موفقیت آمیز پیام، باید کانال ارتباطی مناسبی را انتخاب نمود (همیلتون، 2011). در انتخاب کانال مناسب عوامل زیر اهمیت دارند:
اهمیت پیام: پیامهای مهم غالبا نیازمند ارتباطات چهره به چهره می باشند. رابرت هلر(1998) می نویسد: «در صورتیکه به جای ارتباطات چهره به چهره از تکنولوژی استفاده می کنید؛ تنها پیامهای ضروری را ارسال کنید، سعی کنید پیامها کوتاه باشد، و از تأخیر در پاسخ خودداری کنید.»
توجه به توانایی های مورد نیاز گیرنده: برخی از افراد در تماسهای تلفنی و نامه نگاری توانمندترند و برخی دیگر در ارتباطات چهره به چهره.
میزان و سرعت بازخورد مورد نیاز: پیامهای پیچیده و پیامهایی که نیازمند بازخورد فوری می باشند، برای ارتباطات چهره به چهره مناسب ترند. به خاطر داشته باشید، اگرچه ایمیل امکان بازخورد سریع را فراهم می نماید، اما امکان سوءتعبیر را نیز بالا می برد.
لزوم ثبت دائم: دستورالعملهای کتبی، یادداشتها و ایمیل می تواند جهت اصلاح و ثبت مباحث و گفته ها مورد استفاده قرار گیرد.
هزینه کانال: در دنیای کسب و کار زمان و انرژی به عنوان هزینه شناخته می شوند. به عنوان مثال تماسهای تلفنی از راه دور، بیشتر از فکس و ایمیل هزینه در بردارند و جمع کردن تمام کارمندان در یک مکان خاص برای جلسات چهره به چهره هزینه بسیار بیشتری را ایجاد می کند.
مقدار رسمیت مطلوب: اگرچه ارتباطات چهره به چهره می تواند کاملا رسمی باشد اما به طور معمول رسمیت آن کمتر از نامه های اداری و یادداشتها، و بیشتر از امیل می باشد (همیلتون، 2011).
2-2-1-13- انواع ارتباطات
2-2-1-13-1- ارتباطات کلامی و غیرکلامی:
انسانها در تلاش برای برقراری ارتباط، از دو نظام عمده نمادهای کلامی و غیرکلامی استفاده می کنند (دانکه و کلترباک، 1990). ارتباط کلامی، از واژه یا کلمه سود می برد(سرمد، 1382) و شامل نوشتار (ارتباط کتبی) و یا گفتار (ارتباط شفاهی) است (هوی و میسکل، 2005).
ارتباطات کتبی: شامل انواع روابطی است که به طریق نوشتاری رد و بدل می گردد. مزایای ارتباطات کتبی عبارتند از:
به فرستنده پیام کمک میکند، پیام را قبل از ارسال، به دقت بررسی و مطالعه کند.
حضور فرستنده برای برقراری ارتباط ضرورت ندارد و در وقت و هزینه صرفه جویی می شود.
می توان از پیام کتبی به عنوان سند استفاده نمود(سرمد،1382).