ارتباطات میان فردی

کانالها باید تمام اعضای سازمان را به هم مرتبط سازند.
خطوط ارتباطی باید تا حدامکان کوتاه و مستقیم باشد.
شبکه کامل ارتباطی مورد استفاده قرار گیرد.
در مورد هر ارتباطی باید اطمینان حاصل شود که توسط فرد مورد اعتمادی که موضوع پیام در حوزه اختیارات مقام اوست، صادر شده باشد.
ارتباطات غیررسمی از روابط خصوصی و فعل و انفعالات طبیعی بین افراد به وجود می آید (میرسپاسی، 1391). افراد به محض ورود به سازمان بنا بر علل مختلف از جمله علایق، سلیقه های مشترک، همفکری ها و… با هم رابطه برقرار می‌کنند و شبکه ارتباطی غیر رسمی را تشکیل می‌دهند. ارتباطات غیر رسمی در سازمان گاهی اوقات آن قدر توسعه می‌یابد که ارتباطات رسمی در آن محو می‌شود. ممکن است شبکه ارتباطی غیر رسمی به این دلیل ایجاد شود که شبکه های رسمی توجهی به نیازهای اطلاعاتی اعضای سازمان نمی‌کنند. بنابراین شبکه های غیر رسمی در ارضای نیازهای مربوط به اطلاعات اضافی سراسر سازمان مفید تلقی می‌شود (داوودآبادی، 1385).
2-2-1-14- ارتباطات خطی، تعاملی و تبادلی:
با توجه به اینکه پژوهش حاضر به دنبال بررسی ارتباطات خطی، تعاملی، و تبادلی می باشد، این سه نوع ارتباطات به طور جداگانه مورد بحث و بررسی قرار می گیرند:
2-2-1-14-1- ارتباطات خطی:
هارولد لسول در سال ۱۹۴۸ اولین الگوی ارتباطات را ارائه داد. بر اساس الگوی لسول، ارتباط الگویی خطی و یک طرفه است که در آن، فردی بر دیگری تأثیر می گذارد. لسول برای ترسیم دیدگاهش، از نمودار استفاده نمی کرد. الگوی شفاهی او شامل پنج پرسش بود که مجموعه کنش هایی را توصیف می کردند که ارتباط را تشکیل می دهند: (۱) چه کسی؟ (۲) چه می گوید؟ (۳) در چه مجرایی؟ (۴) به چه کسی؟ (۵) با چه تأثیری؟ (لسول، 1998) یک سال بعد، کلود شنون و وارن ویور الگوی لسول را اصلاح کردند و الگویی ارائه کردند که در آن ارتباط عبارت بود از: انتقال جریان اطلاعات از منبع به مقصد. آن ها در الگوی خود، «پارازیت» را به الگوی لسول افزودند. «پارازیت» به چیزی اطلاق می شود که مانع از انتقال و جریان یافتن اطلاعات از منبع به مقصد می گردد (وود، 1379).
در ارتباطات خطی، منبع پیام، پیام را کدگذاری کرده و از طریق یک یا چند کانال حسی، آن را به گیرنده ارسال می کند، سپس گیرنده پیام را دریافت و کدبرداری می کند. به عنوان مثال پس از خریدن کامپیوتر به نوار ضبط شده سازنده آن گوش می دهید. نوار توضیح می دهد که چگونه کامپیوتر را روشن کرده و سیستم را بارگذاری کنید. زمانیکه از دستورالعمل پیروی کرده و موفق به روشن کردن سیستم شوید، ارتباط موفق بوده است (برکو و همکاران، 2007). الگوی خطی ارتباط، ارتباطات را به عنوان فرایندی یک سویه ترسیم میکند که در آن فردی دیگری را تحت تأثیر قرار می دهد (وود، 2010).
اگرچه الگوهای لسول، شنون و ویور برای شروع معرفی ماهیت ارتباطات میان فردی خوب و مفید بودند، اما این الگوهای خطی ضعف های جدّی داشتند: اول اینکه، آن ها ارتباط را یک جریان یک طرفه از سوی فرستنده به گیرنده نشان می دادند، به این صورت که شنوندگان فقط گوش می دهند و هرگز پیامی نمی فرستند. سخنگوها نیز فقط سخن می گویند و هرگز شنونده نیستند و پیامی از شنونده دریافت نمی کنند. دومین ضعف الگوی خطی در این بود که شنوندگان منفعلانه پیام های فرستنده را جذب می کردند و پاسخی نمی دادند. در این الگو، شنوندگان شرکت کنندگان فعّال ارتباط میان فردی نبودند. اما روشن است که به طور معمول، جریان و فرایند ارتباط چنین نیست؛ زیرا شنوندگان بر سخن گویان تأثیر می گذارند، همان گونه که رفتار و گفتار ما بر نحوه ارتباط مؤثرند. و سومین ضعف الگوی خطی این بود که ارتباط را یک رشته از کنش ها جلوه می داد که در آن، مرحله «گوش دادن» به دنبال مرحله قبلی «صحبت کردن» می آمد. اما در واقع، ارتباط یک فرایند پویاست که در آن، مجموعه ای از تعاملات به صورت همزمان اتفاق می افتند. در ارتباطات میان فردی، تمام شرکت کنندگان هر لحظه در حال ارسال و دریافت پیام و منطبق شدن با یکدیگرند (وود، 1379)
بنابراین اگرچه ارتباطات یک جانبه (خطی) ممکن است ضروری باشد، اما اثربخشی آن محدود است. مثلاً فرض کنید رضا به علی می گوید: «لطفا بعد از اینکه کارت تمام شد، کتاب را روی میز بگذار.» سپس از اتاق خارج می شود. علی با انبوهی از کتابها مواجه می شود و نمی داند منظور رضا کدام کتاب است. در این مثال رضا فرض می کند ارتباط برقرار شده و خاتمه یافته است. اما این فرض اهمیت نقش گیرنده در فرایند ارتباطات و پاسخگویی به فرستنده از طریق بازخورد را نادیده می گیرد. چنین بازخوردی فرستنده را قادر می سازد از واضح بودن پیام و درک آن توسط گیرنده، اطمینان حاصل کند.
در برخی موقعیت ها ارتباطات باز و دریافت بازخورد مستقیم امکان پذیر نیست. به عنوان مثال اخبار رادیو و تلویزیون باید با دقت و ملاحظه بالایی پیام های خود را شکل دهند. در چنین ارتباطی استفاده از زبان مناسب، مثالها و ساختاری روشن لازم است تا اختلالات گفتاری و شنیداری را در گیرنده به حداقل برساند، زیرا چنین موقعیتهایی امکان بازخورد مستقیم را برای گیرنده فراهم نمی کنند. مدیران اجرایی همانند معلمان و والدین لازم است از محدودیتهای ارتباطات خطی آگاه باشند. صدور فرمان و دستورالعمل بدین معنا نیست که ارتباط مؤثری صورت گرفته است (برکو و همکاران، 2007).
کانال ارتباطی
پارازیت
پارازیت
پارازیت
محیط ارتباطات
محیط ارتباطات
نمودار (2-4): مدل ارتباطات خطی. اقتباس از برکو و همکاران (2007)
2-2-1-14-2- ارتباطات تعاملی:
الگوی خطی، تمام عناصر فرایند ارتباطات را پوشش نمی دهد و رابطه ساده ای بین منبع و دریافت کننده پیام می باشد. به همین دلیل برخی از دانشمندان رفتاری، تحت تأثیر پژوهشهای روانشناسی مفهوم فرایند را جهت تأکید بر اهمیت تعامل و نشان دادن پویایی و استمرار طبیعت ارتباطات توسعه داده اند (برکو و همکاران، 2007). الگوی تعاملی، ارتباطات را به عنوان فرایندی ترسیم میکند، که در آن شنونده از طریق بازخورد به پیام واکنش (پاسخ) نشان می دهد (وود، 2010) و در واقع ترسیمی از ارتباطات دو سویه است (برکو و همکاران، 2007). «بازخورد» یا پاسخ دهی به پیام ویژگی اصلی الگوهای تعاملی است. بازخورد می تواند کلامی، غیرکلامی، عمدی یا غیرعمدی باشد.
مشهورترین الگوی تعاملی توسط ویلبر اسکرام (پدر علم ارتباطات نوین) مطرح شد که می گفت: پیام دهندگان پیام را در درون میدان شخصی تجربه خود، خلق و تفسیر می کنند. هرقدر میدان تجربه پیام دهندگان همپوشی بیشتری داشته باشد، طرفین منظور یکدیگر را بهتر می فهمند. با در نظر گرفتن عامل میدان های تجربه در الگوی تعاملی، می توانیم بفهمیم که چرا سوء تعبیرها پیش می آیند. اسکرام با مبحث میدان های تجربی و بازخورد، الگویی ارائه داد که در آن ارتباط یک فرایند تعاملی محسوب می شود؛ فرایندی تعاملی که فرستنده و گیرنده در آن مشارکتی فعال دارند (اسکرام، 1978).
نمودار (2-5) مدل تعاملی ارتباطات را نشان می دهد. در این مدل نیز مثل مدل خطی، منبع پیام را کدگذاری کرده و از طریق یک یا چند کانال حسی به گیرنده ارسال می کند. سپس گیرنده پیام را دریافت و کدبرداری می کند. اما علاوه بر این، گیرنده بازخورد را به صورت کدگذاری شده به منبع ارسال می کند. سپس منبع بازخورد را کدبرداری می کند و برپایه پیام اصلی و بازخورد دریافت شده پیام جدیدی را کدگذاری و ارسال می کند(تطبیق). ارائه بازخورد از طرف گیرنده و ارسال پیام مجدد از طرف منبع، ارتباط را به فرایندی دوسویه تبدیل می کند.
به عنوان مثال علی به رضا می گوید: « لطفاً کتاب را به من بده.» رضا به انبوه کتابها نگاه می کند و می پرسد: « کدامیکی؟» (بازخورد). علی پاسخ می دهد: « کتاب قرمزی که روی همه کتابها قرار دارد.» (تطبیق). چنین دیدگاهی، تأثیر پاسخهای گیرنده را در ارتباطات مدنظر قرار می دهد و تاحدودی فرایندی چرخه ای می باشد (ارسال و دریافت، دریافت و ارسال و …) (برکو و همکاران، 2007). اگرچه الگوهای تعاملی از الگوهای خطی پیشرفته تر بودند، اما پویایی ارتباطات انسانی را به خوبی و به طور کامل پوشش نمی دادند. این الگو دارای ضعف هایی بود؛ زیرا در آن فردی با دیگری ارتباط برقرار می کند، سپس او به نفر اول بازخورد می دهد. در این دیدگاه، توجهی به این نکته نشده است که انسان ها به طور همزمان با یکدیگر ارتباط برقرار می کنند، نه به طور نوبتی. همچنین در این الگو یک نفر فرستنده است و یک نفر گیرنده، اما در واقع، هر کسی که درگیر ارتباط است، هم فرستنده پیام است و هم گیرنده پیام (وود، 1379).
طرفین ارتباط، هر زمان که امکان داشت باید تلاش نمایند با یکدیگر تعامل برقرار نمایند تا متوجه شوند ارتباط آنها تا چه حد اثربخش می باشد. برای مثال علی با ملاحظه اینکه کتابهای زیادی جلوی رضا قرار دارد می توانست بگوید: «لطفاً کتاب قرمز بالایی را به من بده.» و یا اینکه بعد از جمله اول بپرسد: « میدانی کدام کتاب را می گویم؟» و یا منتظر بماند تا رضا یکی از کتابها را بردارد و بدین نحو متوجه شود که آیا رضا منظور وی را متوجه شده است؟ و در صورتیکه رضا متوجه نشده بود پیام خاص تری ارسال کند. مدیران سازمانها، والدین و معلمان باید برای حصول اطمینان از اینکه کارمندان، مشتریان، فرزندان و دانش آموزان پیام آنها را به صورت صحیح دریافت کرده اند و می توانند به آن عمل کنند، از این مدل ارتباطی استفاده کنند(برکو و همکاران، 2007).