اجزای فرایند ارتباطات

بازخورد:
دریافت
کدبرداری
بازخورد:
ایجاد
کدگذاری
فرستنده
گیرنده
موانع:
محیطی
شخصی
نمودار (2-2): مدل ارتباطات سازمانی. اقتباس از مک شین و گیلنو (2003)
2-2-1-7- اجزای فرایند ارتباطات:
در فرآیند ارتباط نه عنصر زیر وجود دارند که به شرح آنها می پردازیم :
فرستنده یا منبع پیام:
فرایند ارتباطات زمانی آغاز می شود که فرستنده، منبع، یا آغازگر پیام، آگاهانه یا ناخودآگاه، بوسیله رویداد، موضوع یا ایده ای برانگیخته می شود. وی سپس به جستجوی زبان مناسب (کلامی، غیرکلامی، یا هردو) جهت کدگذاری پیام می پردازد (برکو و همکاران، 2007). فرستنده کسی است که قصد دارد عقیده یا مفهومی را به فرد دیگری که به دنبال اطلاعات است، انتقال دهد و یا فکر یا احساسی را بیان کند (دفت و مارکیک،2010).
همچنین اگر فرستنده پیام از نظر گیرنده اعتبار زیادى داشته باشد، پیام او جدى گرفته مى شود و مورد قبول قرار مى گیرد. به عبارت دیگر، وقتى دریافت کننده ، اعتماد، اطمینان و احترام براى فرستنده قائل باشد، کشف و تفسیر پیام به معنا و مفهومى منجر مى شود که هماهنگ با مقصود فرستنده است. برعکس ، چنانچه فرستنده پیام مورد اعتماد نباشد، دریافت کننده پیام، آن را زیر ذره بین مى گذارد و عملا معانى و مفاهیمى را دنبال مى کند که مورد نظر گوینده نبوده است و با این کار، سعى مى کند مقصود گوینده را لوث کند یا انجام آن را به تاخیر اندازد (پیروز، خدمتی، شفیعی، بهشتی نژاد، حسینی فر، و الوانی، 1391).
گیرنده پیام:
اطلاعات ارسال شده توسط فرستنده، بوسیله گیرنده دریافت و تفسیر می شود (اسلتر، 2010). گیرنده پیام فردى است که پیام را دریافت نموده و مورد استنباط قرار می دهد (دوویتو، 1986، پیروز و همکاران، 1391). ممکن است یک پیام در آن واحد براى عده زیادى ارسال شود؛ مثلا اطلاعیه اى که براى آگاهى همه کارکنان در کنار درب ورودى سازمان نصب مى شود، یا سخنرانى مدیر سازمان براى مجموعه کارکنان، پیامهایى هستند که بیش از یک گیرنده دارند.
گیرنده یا گیرندگان پس از دریافت پیام، استنباطى از آن دارند که باید با مقصود فرستنده آن یکى باشد. اگر مفهوم ذهنى به صورت پیامى در آید که در ذهن گیرنده و فرستنده مفهوم یکسانى را تداعى ننماید، در حقیقت پیام دریافت نشده است؛ از این رو مى توان گفت یک دریافت کننده خوب بودن به اندازه یک فرستنده دقیق بودن حایز اهمیت است. بنابراین لازم است گیرنده پیام ، از نظر فکرى براى گوش کردن و کشف و تفسیر پیام آمادگى داشته باشد (پیروز و همکاران، 1391).
پیام:
پیام، علامت یا مجموعه ای از علائم است که به عنوان محرک برای گیرنده عمل میکند (دوویتو، 1986) و به صورت نماد باشد(اسلتر ، 2010) و عبارت است از شکل عینی شده مفهوم ذهنی فرستنده پیام و ممکن است کلامی یا غیرکلامی باشد (فولادگر، 1384). به عبارت دیگر پیام اطلاعاتی است که فرستنده، از نظر فیزیکی آن را به صورت رمز درآورده است( داوودابادی، 1385). پیام کلامی به صورت نوشتار یا گفتار می‌باشد و پیام غیر کلامی علائم، اشارات و تصاویری هستند که برای ایجاد ارتباط به کار می‌روند مثل تصویر پرستاری که انگشت خود را بر بینی نهاده و شما را دعوت به سکوت می‌کند(فولادگر، 1384).
کدگذاری:
پس از برانگیختگی و ایجاد انگیزه برای برقراری ارتباط، فرستنده باید تصمیم بگیرد از چه راهی بهتر می تواند پیام را به گیرنده خاص ارسال نماید (همیلتون، 2011). کدگذاری پیام فرایندی شناختی است که جهت انتقال پیام توسط فرستنده از طریق تبدیل آن به نمادها صورت می گیرد (هوی و میسکل، 2005) و از طریق آن پیام به شکلی که قابل انتقال باشد در می آید (همیلتون، 2011). به رمز درآوردن پیام از آن جهت لازم است که اطلاعات بین طرفین تنها از طریق علامت و نشانه قابل مبادله است (داوودآبادی، 1385). به عنوان مثال زمانی که مدیری در می یابد لازم است کارمندی را سرزنش کند، ابتدا به این می اندیشد که چگونه پیام را کدگذاری نماید: از چه نوع کلماتی استفاده کند، ملایم یا محکم؟ از صدای نرم استفاده کند یا بلند؟ از چه نوع مثالی می تواند برای درک بهتر کارمند استفاده کند؟ (همیلتون، 2011)
کدبرداری پیام:
کدبرداری، فرایندی است که گیرنده پیام، در جهت تفسیر معنای واقعی پیام انجام می دهد (همیلتون، 2011، هوی و میسکل، 2005، داوودآبادی، 1385). این فرایند تحت تأثیر انتظارات و تجربه گیرنده، تفسیر شخصی او و میزان آشنایی او با کدگذاری فرستنده می باشد (علاقه بند، 1386). گیرنده باید ابتدا پیام را دریافت کند سپس آن را تفسیر کند (داوودآبادی، 1385). زمانیکه یک کارمند توسط سرپرست خود مورد توبیخ و سرزنش قرار می گیرد، ممکن است سئوالاتی برایش پیش بیاید: اشتباهی که مرتکب شده ام تا چه حد جدی است؟ سرپرست جدی است یا خیر؟ آیا ممکن است شغل خود را از دست بدهم (همیلتون، 2011)؟